Многие организации обмениваются важными документами, используя учетную запись электронной почты. Чтобы упростить работу пользователей, в программе 1С была добавлена возможность отправки документов через электронную почту, так как потребность в обмене документов очень возросла. Для того, чтобы отправлять письма непосредственно из 1С, необходимо, в первую очередь, создать учетную запись электронной почты. Сделать это нужно из раздела «Администрирование» - «Органайзер», выбрать «Почту», далее перейти в «Настройку системной учетной записи» или «Учетные записи электронной почты».
В примере выберем «Настройки системной учетной записи», и в открывшемся окне необходимо задать адрес существующей уже электронной почты и пароль от нее, а также заполнить поле «Имя отправителя» при необходимости, это может быть имя пользователя или наименование организации т.д. «Имя отправителя» будет указываться автоматически в отправляемых письмах. Учетная запись электронной почты и отправка писем через нее может быть доступна для всех пользователей или для конкретного пользователя, в связи с этим есть два варианта настройки: «Для всех» или «Только для меня».
Также существует два варианта настройки подключения электронной почты: автоматический и ручной.
При автоматическом определении параметров подключения программа устанавливает соответствующие порты для данного почтового клиента. Если на этом этапе произошла ошибка, рекомендуется использовать ручные параметры подключения и указать вручную сервер, порт и шифрование для сервера исходящей почты и все то же самое и дополнительно протокол для сервера входящей почты.
Если в результате проверки настроек учетной записи произойдет ошибка, то следует проверить правильность указанного электронного адреса и пароля.
При успешной проверке станет доступна отправка писем из 1С. Отправить тот или иной документ из программы 1С, необходимо открыть список документ, сам документ или сформировать печатную форму и нажать на специальную кнопку в виде желтого конверта и выбрать формат отправляемого вложения.
Если в карточке контрагента (получателя) указан электронный адрес, то при отправке документа, он будет подставляться автоматически, если не указан, то его можно задать вручную.
Также в программе можно настроить подпись для отправки электронного письма, сделать учетную запись основной, а так указать адрес для отправки копии писем. Для этого необходимо перейти в раздел «Главное» - «Персональные настройки», выбрать ссылку «Настройки электронной почты».