Получение и обработка входящего электронного документа

Получение входящих данных осуществляется по команде Отправить и получить электронные документы группы Сервис панели действий основного окна программы.

После получения входящих данных будет автоматически сформировано извещение о доставке пакета данных. Сформированное извещение будет автоматически выслано на адрес отправителя (если не требует подписания ЭП, в случае прямого обмена между контрагентами, или, если обмен происходит через оператора ЭДО и для сертификата ЭП был сохранен пароль).

Если применяется прямой обмен между контрагентами и в соглашении задано использование шифрования электронных документов, то получаемые данные загружаются в зашифрованном виде. Такие пакеты электронных документов после загрузки будут находиться в списке Текущие дела по ЭДО, группа действий Распаковать или в Архиве электронных документов на закладке Нераспакованные пакеты, т.к. расшифровка требуется интерактивных действий пользователя, а именно - доступ к закрытой части ключа сертификата шифрования. Зашифрованные пакеты загружаются в список в статусе К распаковке. Для некорректных пакетов, которые вызывают ошибку в процессе распаковки, можно установить статус Отменен (без обработки) и выяснить причину ошибки, сохранив файл пакета электронных документов на диск по команде Сохранить пакет на диск из формы документа Пакет электронных документов (групповое сохранение файлов пакетов доступно для пользователя с Полными правами через команду Все действия – Сохранить пакеты ЭД на диск на закладке Все пакеты).

 

Для автоматической распаковки зашифрованных данных сразу при получении для сертификата расшифровки необходимо запомнить пароль доступа в Сертификате ЭП. Также рекомендуется для целей шифрования использовать отдельный сертификат ЭП, отличный от подписания электронных документов.

Для установки статуса пакетов Отменен в списке можно воспользоваться командой Отменить (в форме Текущие дела по ЭДО) или Установить статус (в форме Архив электронных документов, закладка Нераспакованные пакеты). По команде Распаковать выбранные в списке пакеты будут распакованы, а электронные документы из пакетов будут размещены в архиве входящих документов на странице Входящие, а также в группе действий Обработать в форме Текущие дела по ЭДО.

В архиве входящих электронных документов в колонке Версия отображается версия документа, признак его отражение в учете, актуальность (есть ли более поздняя версия электронного документа, отраженного в учете). В колонке текст выделяется красным цветом, если версия электронного документа старше, чем версия электронного документа, отраженного в учете в документе информационной базы. В архиве можно сравнить содержимое двух версий полученных электронных документов, выделив две строки в списке и вызвав команду Все действия - Сравнить версии электронных документов (данная команда доступна только в режиме толстого клиента). По команде Все действия – Установить ответственного можно назначить ответственного за обработку электронных документов. В списке архива можно установить отбор по ответственному, виду и статусу документа, открыть форму входящего электронного документа.

 

Из формы входящего электронного документа можно перезаполнить непроведенный документ внешней информационной базы по команде Перезаполнить документ. Можно отклонить документ, вызвав команду Отклонить электронный документ в группе Все действия и указав причину отклонения, после чего введенная причина будет сохранена в электронном документе и направлена другому участнику для ознакомления. В форме просмотра также содержатся установленные для электронного документа ЭП и их статусы, пройденные и планируемые статусы электронного документа (зависит от настроек соглашения для данного вида электронных документов).

Если при обмене задано требование ответной подписи на этом же экземпляре электронного документа, то в форме электронного документа можно установить ЭП на электронный документ, если у текущего пользователя есть право подписи по команде Подписать и отправить подтверждение или передать его на подпись ответственному лицу по команде Утвердить электронный документ, если нет право подписи или ЭП не применяется вовсе.

Если же при обмене задано требование формировать ЭП на встречном (другом) электронном документе (например, ТОРГ-12 (титул покупателя) или Акт (титул заказчика) форматов ФНС), то в форме входящего электронного документа по команде Утвердить электронный документ автоматически будет создан требуемый по регламенту обмена встречный (другой) электронный документ и передан на подпись.

Для тех электронных документов, формат которых предусматривает наличие полей, содержащих дополнительные данные в информационном поле (форматы ЭД от ФНС), обычно это служебные данные, с помощью команды Отключить вывод информационного поля в форме просмотра содержимого электронного документа можно не показывать эти служебные данные.

С помощью команды Все действия - Сохранить электронный документ на диск в форме электронного документа можно сохранить текущую версию электронного документа вместе с файлами ЭП в каталог на диск. После выполнения команды будет сохранен файл электронного документа, включающий в себя все форматы, указанные в соглашении, а также отдельно сохранены файлы установленных ЭП.

С помощью команды Все действия - Печать документа с электронными подписями можно напечатать содержимое электронного документа на бумаге, а также вывести список ЭП, которыми был подписан документ – это может понадобиться для передачи электронного документа во внешние инстанции.

С помощью команды Все действия – Перейти к журналу событий ЭД можно просмотреть все события, которые происходили с текущим электронным документом в программе, увидеть автора изменений, а также дату и время.

При получении первой версии электронного документа программа автоматически создаст, во внешней информационной базе, документ соответствующего вида (черновик документа) и заполнит его данными из электронного документа. Далее работа с таким документом осуществляется в обычном порядке. При получении новой версии электронного документа, ранее уже загруженного в информационную базу, программа привязывает ее к существующему документу информационной базы, не перезаполняя его автоматически (заполнение возможно только по интерактивному действию пользователя).

Дважды кликнув левой клавишей мышки на документе в Журнале документов (закладка Входящие), можно перейти в список Электронных документов (переключатель Открывать документы, должен быть установлен в положение в виде дерева). В форме списка можно увидеть статусы и время изменения статусов электронных документов, открыть форму конкретного электронного документа, открыть журнал событий ЭД и просмотреть события, связанные с электронными документами, а также выполнить необходимые действия прямо из этой формы.

При разборе входящего электронного документа во внешней учетной системе автоматически формируется документ и заполняется данными, полученными из электронного документа. Дальнейшая работа с документом выполняется в учетной системе как с обычным, созданным вручную, документом информационной базы.