Многие пользователи программы 1С в своей работе используют синхронизацию данных. Вопрос по настройке обмена является актуальным на данный момент, т.к. сейчас многие конфигурации таким образом могут обмениваться важной информацией. В данной статье будет рассмотрен вариант настройки синхронизации между программами Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 и Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1, используя вариант «Синхронизация данных через файл, без подключения к другой программе». Особенность такого варианта обмена заключается в том, что он может работать без прямого доступа к базе и запускать синхронизацию данных нужно со стороны двух программ, сначала со стороны «Зарплата и управление персоналом», потом со стороны «Бухгалтерии предприятия». Данный способ передачи данных больше применим в том случае, когда в информационных базах отсутствует вариант прямого подключения либо когда одна база находится на сервере, другая - на локальном компьютере.
Для того, чтобы настроить обмен, в первую очередь, нужно сделать копии информационных баз. После этого запустить программу под пользователями с полными правами, в другом случае настройка будет невозможна. Также важно проверить и сравнить информацию, указанную в карточке организации каждой из баз, во избежание дублирования объектов.
В программе «1С Бухгалтерия предприятия» ознакомиться с информацией об организации можно из «Главное» – «Организации» либо «Реквизиты организации».
В программе «Зарплата и управление персоналом» (3.1) данные по организации находятся в разделе «Настройка» - «Организации» либо «Реквизиты организации».
Открыв реквизиты организации, необходимо проверить, соответствуют ли «Наименование в программе» в бухгалтерской программе и «Краткое наименование» в «Зарплате и управление персоналом», а также идентичность ИНН.
После сравнения данных по организации и приведению их к одинаковому виду, необходимо приступить к следующему шагу настройки синхронизации - это установка префиксов информационной базы. Смысл префикса состоит в том, что он позволяет различать по номерам объекты, созданные в разных программах. Для каждой информационной базы должен быть присвоен уникальный префикс, состоящий из одного или двух символов. В том случае, если учет уже ведется в одной программе давно и данные имеют свою определенную нумерацию, и ее изменение не желательно, можно присвоить префикс 00, чтобы сохранить нумерацию.
Если же в одной из баз уже настроен обмен с какой-либо другой программой, то следует оставить тот префикс, который уже был задан ранее, а в той базе, где префикса нет, присвоить новый.
Следует обратить внимание на то, что после установки нового префикса, отличного от значения 00, нумерация в документах начнется сначала, с единицы, в данном случае рекомендуется вручную исправить числовой состав номера на тот, который должен был быть следующим, до установки префикса, далее нумерация продолжится автоматически.
Для того, чтобы установить префикс, необходимо перейти в раздел «Администрирование»- «Синхронизация данных», далее «Префикс этой информационной базы». Здесь же ставим отметку «Синхронизация данных с другими программами».
Такие настройки надо установить в двух программах. Настройку в данном примере начинаем со стороны программы «Зарплата и управление персоналом».
Далее для настройки синхронизации данных следует перейти по ссылке «Настройки синхронизации данных».
В открывшемся окне следует нажать на кнопку «Новая синхронизация данных» и выбрать вариант «Бухгалтерия предприятия, ред. 3».
После этого требуется перейти по первой ссылке «Настроить параметры подключения» и выбрать вариант подключения «Синхронизация данных через файл, без подключения к другой программе» и нажать на кнопку «Далее».
В открывшемся окне необходимо выбрать один из подходящих вариантов: «Синхронизация данных через локальный или сетевой каталог» или «Синхронизация данных через FTP-ресурс». Если обе базы локальные, то в обмене будет участвовать локальный каталог, и в этом случае создается папка на компьютере, доступная для двух информационных баз. Если же одна база серверная, другая локальная, или обе базы серверные без возможности использовать прямое подключение, то для запроса данных по сетевому каталогу или FTP-ресурс необходимо обратиться к системному администратору.
Далее необходимо указать префикс, установленный для программы «Бухгалтерия» и папку, в которую будут сохранены настройки подключения.
Далее переходим к следующему доступному этапу настройки это «Настроить правила отправки и получения данных», где необходимо задать период, начиная с которого будет выполняться обмен.
Далее, нужно выбрать, как будет выполняться выгрузка: «По всем организациям» или «Только по выбранным».
Следующим шагом необходимо указать, как будут выгружаться данные по зарплате: «С детализацией по сотрудникам» или «Сводно по сотрудникам».
Если выбрать вариант "С детализацией по сотрудникам", то в этом случае предусмотрены к выгрузке документ по начислению зарплаты, ндфл и страховых взносов, который называется «Отражение зарплаты в бухучете» (содержит в себе данные по сотрудникам), а также ведомости на выплату.
Если выбрать вариант выгрузки "Сводно по сотрудникам", то «Отражение зарплаты в бухучете» будет перенесено одной суммой (при этом разбивка может быть по виду операции, по подразделению, контрагенту), ведомости выгружаться не будут.
Далее переходим к выполнению следующего этапа « Выполнить начальную выгрузку данных», в этом случае идет выгрузка данных для сопоставления.
В результате успешной выгрузки данных программа предложит перейти в бухгалтерскую программу для выполнения сопоставления и загрузки полученных данных.
Все этапы настройки синхронизации в программе «Зарплата и управление персоналом» на данный момент выполнены. Переходим в программу Бухгалтерия, открываем раздел «Администрирование» - «Синхронизация данных» - «Настройка синхронизации данных». Синхронизация автоматически не создается при такой настройке, необходимо ее создать, нажав на кнопку «Новая синхронизация данных».
В открывшемся окне необходимо перейти по ссылке "Настроить параметры подключения" и установить вариант настройки «Синхронизация данных через файл без подключения к другой программе», далее выбрать из каталога сохраненные ранее настройки. После этого все этапы выполняете последовательно, заполняя все параметры, аналогично зарплатной программы. При запуске этапа «Выполнить сопоставление и загрузку данных» должно открыться окно «Сопоставление данных». Если данные в обеих программах указаны идентично, то в колонке «Осталось» будет пусто. Это значит, что данные в базах успешно сопоставились автоматически, можно установить флажок «Закончить сопоставление данных».
Если же в данной колонке указано количество не сопоставленных элементов, то необходимо установить соответствие по кнопке «Сопоставить». В открывшейся форме сверить данные, если не сопоставились одинаковые объекты, то нажать на кнопку «Установить соответствие» либо «Сопоставить автоматически» и задать параметр для сопоставления. Для того, чтобы закончить сопоставление и перейти к следующему этапу, необходимо установить флажки «Закончить сопоставление объектов» и «Загрузить сообщение обмена», нажать кнопку «Далее».
После выполненных действий приступаем к завершению настройки синхронизации со стороны Бухгалтерии и запускаем этап, на котором осуществляется выгрузка данных для программы Зарплата и управление персоналом.
По результатам успешного выполнения последнего этапа настройки синхронизации переходим в программу Зарплата и управление персоналом и нажимаем на кнопку «Синхронизировать данные, задав доп. параметры». Сопоставление производится аналогичным образом.
Обмен считается настроенным и данные должны быть выгружены.
Перечень отправляемых данных: отражение зарплаты в бухучете, ведомости на выплату, депонирование зарплаты, резервы отпусков, регламентированная отчетность, а также справочники, используемые в документах и отчетах.
На выгрузку документа «Отражение зарплаты в бухучете» из программы «Зарплата и управление персоналом» нужно обратить особое внимание.
Документ «Отражение зарплаты в бухучете» формируется в разделе «Зарплата» - «Бухучет» - «Отражение зарплаты в бухучете», по кнопке «Создать».
В открывшемся окне нужно выбрать организацию (если их несколько в программе), подразделение (это необязательно, задается, если нужно сформировать документ конкретно по нему), месяц начисления, установить дату (как правило, это последнее число месяца) и после этого нажать на кнопку «Заполнить», документ заполнится по всем выполненным начислениям за месяц. Необходимо, чтобы в колонке «Способ отражения» было указано конкретное значение, т.к. оно влияет на формирование проводок по дебету.
Для автоматического заполнения колонки «Способ отражения» требуется установить настройки. В программе «Зарплата и управление персоналом» способ отражения представляет собой только наименование, счет учета нужно будет задать в программе «Бухгалтерия предприятия». В программе «Зарплата и управление персоналом» поле «Способ отражения» можно задать в карточке организации, на закладке «Учетная политика и другие настройки» - «Бухучет и выплата зарплаты»
Либо из раздела «Настройки», далее «Подразделения» - «Бухучет и выплата зарплаты», выбрать «Отражается на указанном счете, субконто», заполнить «Счет, субконто» и с какого периода действует.
Также можно задать из карточки сотрудника, используя раздел «Кадры», и перейти в пункт «Бухучет и выплата зарплаты» и задать соответствующие настройки.
Для формирования проводок в бухгалтерской программе необходимо настроить счет дебета и аналитику затрат для «Способа отражения». Сделать это можно из раздела «Зарплата и кадры» - «Настройки зарплаты», далее раскрыть «Отражение в учете» и выбрать пункт «Способы учета зарплаты».
Также для корректного формирования проводок нужно проверить соответствия статей затрат в пункте меню «Статьи затрат по зарплате».
Но этих настроек также недостаточно для формирования проводок. Для того, чтобы все же сформировались движения по «Отражению зарплаты в бухучете», необходимо открыть данный документ из раздела «Зарплата и кадры» и установить отметку «Отражено в учете», после этого его провести. После выполненных действий проводки будут сформированы.
Подобным образом отражать в учете нужно документ «Резервы отпусков».