Статьей 136 ТК РФ установлено, что в обязанности работодателя входит информирование сотрудников в письменной форме о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период. В связи с этим в программе 1С Зарплата и управление персоналом добавлена была возможность выполнять рассылку расчетных листков через электронную почту. Для этого необходимо сделать определенные настройки. В первую очередь нужно создать учетную запись электронной почты. Сделать это можно из раздела «Администрирование» - «Органайзер», выбрать «Почту», далее перейти в «Настройку системной учетной записи» или «Учетные записи электронной почты».
В примере выберем «Настройки системной учетной записи», и в открывшемся окне необходимо задать адрес существующей уже электронной почты и пароль от нее, а также заполнить поле «Имя отправителя» при необходимости, это может быть имя пользователя или наименование организации т.д. «Имя отправителя» будет указываться автоматически в отправляемых письмах. Учетная запись электронной почты и отправка писем через нее может быть доступна для всех пользователей или для конкретного пользователя, в связи с этим есть два варианта настройки: «Для всех» или «Только для меня».
Также существует два варианта настройки подключения электронной почты: автоматический и ручной.
При автоматическом определении параметров подключения программа устанавливает соответствующие порты для данного почтового клиента. Если на этом этапе произошла ошибка, рекомендуется использовать ручные параметры подключения и указать вручную сервер, порт и шифрование для сервера исходящей почты и все то же самое и дополнительно протокол для сервера входящей почты.
Если в результате проверки настроек учетной записи произойдет ошибка, то следует проверить правильность указанного электронного адреса и пароля.
При успешной проверке станет доступна отправка писем из 1С. Но для того, чтобы выполнять автоматическую рассылку расчетных листков, у сотрудников должна быть заполнена информация по адресу электронной почты. Ввести эти данные можно в разделе «Кадры», выбрать справочник «Сотрудники», далее перейти по ссылке «Личные данные».
Либо выбрать справочник «Физические лица» перейти на закладку «Адреса, телефоны».
После ввода адреса электронной почты, можно приступить непосредственно к настройке рассылки, для этого необходимо открыть раздел «Администрирование» - «Печатные формы, отчеты и обработки», далее выбрать ссылку «Рассылки отчетов» и нажать на кнопку «Создать». Также рассылку можно сформировать из раздела «Зарплата» - «Отчеты по зарплате», найти «Расчетный листок» и по кнопке «Еще» - «Отправить» выбрать «Создать рассылку отчетов».
В открывшемся окне заполнить поле «Наименование», а также выбрать одно из значений в поле «Отправлять».
Отчет указанным получателям это значит, что одинаковые отчеты будут отправляться всем получателям сразу.
Только мне (личная рассылка автора) это значит, что отчеты будут отправляться только пользователю, который создает данную рассылку, с указанием адреса.
Свой отчет для каждого получателя это значит, что каждому сотруднику или получателю будет отправлен свой персональный отчет с отбором только по нему. Данный вариант больше всего подходит для рассылки расчетных листков.
В поле «Получатели» необходимо выбрать «Физические лица». Далее на закладке «Отчеты» по кнопке «Подобрать» указать «Расчетный листок».
В форме ниже «Настройки отчета» указать параметры отправляемого отчета с помощью установки флажков. В примере будет выполнен отбор по периоду, организации и сотруднику. Для того, чтобы корректно задать отбор по сотруднику, нужно установить флажок «Сотрудник», выделить строку и нажать на кнопку «Указать получателя рассылки» и в колонке «Значение» появится ссылка «Получатель».
Далее следует перейти на закладку «Расписание» и установить флажок «Выполнять по расписанию», если нужна именно автоматическая рассылка данных с заданным определенным интервалом. Интервал выполнения рассылки может быть абсолютно разный, настраивается индивидуально, можно воспользоваться кнопкой «Заполнить по шаблону» для автоматической настройки расписания.
После выполненных действий необходимо перейти на закладку «Доставка (эл. почта)» и нажать на ссылку «Укажите получателей» для подбора физических лиц.
В поле «От» выбираем учетную запись электронной почты, через которую будет выполняться рассылка.
Также можно задать шаблон письма. Параметры письма меняются с помощью кнопок «Параметр» и «НТML».
После выполненных настроек завершается настройка рассылки на закладке «Дополнительно», где задается «Формат сохранения отчетов». По кнопке «Записать и закрыть» сохраняем указанную информацию.
Выполнить рассылку вручную можно по кнопке «Выполнить сейчас» либо если настроено расписание, дождаться, когда оно запустится автоматически.
