Многие документы конфигурации имеют печатные формы (команды по выводу их на печать).

• Все печатные формы используют единый механизм, позволяющий редактировать макеты печатных форм, не изменяя саму конфигурацию. Печатные формы объектов могут формироваться на основании табличных макетов (MXL) или макетов офисных документов в форматах Microsoft Word и OpenOffice.org Writer.
• В формах документов с возможностью вывода печатных форм на командной панели имеется команда Печать, в которой располагаются команды печати конкретных печатных форм.  Аналогичные команды есть в форме списка документов. 
• В списке можно выделить сразу несколько документов и выполнить для них команду печати. 
• Сформированные табличные документы можно отправить вложением в электронном письме.
• В печатные формы можно добавлять штрихкодирование для быстрого поиска нужного документа.

Рассмотрим настройку на примере 1С:Управление торговлей. Редакция 11.5

Настройка печатных форм выполняется в списке НСИ и администрирование – Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Макеты печатных форм.

В списке перечислены макеты всех печатных форм объектов, имеющихся в информационной базе. Макеты сгруппированы по объектам конфигурации, к которым они относятся.

Макет можно открыть в режиме просмотра и редактирования соответствующими командами (Еще – Открыть и Еще – Изменить), а также двойным щелчком мыши. В последнем случае пользователю будет предложено выбрать режим открытия макета. Открытый для редактирования макет отображается в списке жирным шрифтом.

После сохранения в информационной базе пользовательского макета в списке у такого макета устанавливается признак изменения макета. Удалить отредактированный макет можно командой Еще – Удалить измененный макет.

По умолчанию для печати используются макеты, поставляемые в составе информационной базы. Но если у макета есть отредактированная версия, то с помощью команд Еще – Использовать измененный макет или Еще – Использовать стандартный макет можно выбрать макет для использования при печати.

В списке макетов печатных форм (раздел Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Макеты печатных форм) предусмотрена возможность создания новых макетов печатных форм. Для новых макетов автоматически добавляются команды печати в подменю Печать соответствующих документов. Это позволяет создать свою печатную форму без использования конфигуратора. 

В редакторе макета печатной формы доступен список полей документа, выводимого на печать. В списке полей показывается образец заполнения по каждому полю, предусмотрена настройка формата. Поля из этого списка можно перетаскивать прямо в макет. На любом этапе редактирования можно посмотреть образец формирования печатной формы на примере любого документа.

Создание и редактирование шаблонов печатных форм

Редактирование шаблонов (макетов) выполняется в рабочем месте НСИ и администрирование – Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки - Макеты печатных форм.

Редактирование макетов печатных форм по справочнику Договоры с контрагентами доступно Администраторам.

В рабочем место отображаются все макеты печатных форм в виде иерархического списка с привязкой подсистемам к объектам конфигурации: справочникам и документам. Для удобства работы со списком можно воспользоваться поиском.

Можно создать новый или изменить шаблон двумя способами:

■ в виде табличного документа в режиме Предприятие;

■ используя внешний редактор (Office Open, Word).

При создании нового или изменении существующего макета во встроенном редакторе табличного документа, сначала описывается формальная часть шаблона с использованием имеющихся инструментов форматирования табличного документы в режиме 1С:Предприятия, а затем выбираются и перетаскиваются в текст необходимые параметры заполнения из имеющихся.

Редактирование шаблона производится в основной части панели рабочего места, расположенной в левой части окна. Панель стандартных инструментов редактирования и форматирования размещается в верхней части окна редактора. Под областью редактирования располагается поле редактирования текста выбранной ячейки. Список доступных полей элемента для использования в шаблоне находятся в панели справа сверху, а снизу в панели справа находится список операторов и функций для создания выражений.

В списке доступных полей наряду с названием поля, который можно перенести в шаблон, выводится образец представления значения данного поля, в том виде, как оно будет выглядеть в сформированном договоре. В зависимости от типа значения поля в колонке справа от образца может выводиться пиктограмма, по которой открывается Конструктор форматной строки.

Для полей ссылочного типа, например элементов справочника, предусмотрена возможность добавления отдельных реквизитов значения этого поля. Например, поле Контрагент можно развернуть и вставить в шаблон наименование контрагента, юридический адрес и другие реквизиты соответствующего элемента справочника. Для поля Фамилия, имя, отчество предусмотрена возможность выбора падежа.

При создании нового или изменении макета в виде Office Open XML, открывается отдельная форма в левой части которой отображается инструкция по редактированию шаблона во внешнем редакторе, а в правой части - список доступных полей для использования в шаблоне и список операторов и функций.

Для начала редактирования используется команда Открыть редактор. По ней открывается файл шаблона в приложении, которое установлено на компьютер и назначенное в операционной системе приложением по умолчанию для работы с файлами формата DOCX, например, OpenOffice.org Writer, Р7-Офис, МойОфис и др. Рекомендуется расположить окна внешнего редактора и окно «1С:Предприятик» на экране рядом друг с другом. С помощью инструментов внешнего редактора описывается формальная часть шаблона. Параметры для заполнения можно перетащить мышью из окна «1С:Предприятие» в окно внешнего редактора, а также можно воспользоваться копированием через буфер обмена.

После завершения редактирования необходимо сохранить файл во внешнем редакторе, закрыть окно внешнего редактора, а затем в окне «1С:Предприятие» записать шаблон командой Записать или Записать и закрыть.

Новая печатная форма автоматически сохраняется в списке макетов без установки флага использования. Строка с макетом выводится серым цветом. При такой настройке созданная печатная форма не будет отображаться в меню Печать. Для начала использования формы необходимо установить флаг Показывать в меню печать в списке макетов печатных форм. Дополнительно можно задать условия доступности шаблона в списке команд печати в зависимости от значений реквизитов элементов, например, в зависимости от выбранного поля Операция.

Печать договора по шаблону

Договор по шаблону можно распечатать из соответствующего списка справочника Договоры с клиентами или Договоры поставщиками. При выполненных настройках в меню Печать отображается название шаблона.

При печати макета созданного как табличный документ, откроется стандартная форма для печати документов с заполненным шаблоном.

При печати макета созданного как Office Open XML, соответствующая программа, с заполненным шаблоном откроется автоматически и пользователь может распечатать его или дозаполнить вручную

В случае, если в информационной базе используется контроль состояний оригиналов документов, для договора, созданного по шаблону табличного документа, автоматически устанавливается статус Форма напечатана. Установку статусов для договоров, напечатанных по шаблону Office Open XML оператор должен выполнить интерактивно. Статусы состояния оригинала выводится в форме списка договоров.

Формирование печатных форм объектов

Для использования возможностей печати пользователям конфигурации не требуется каких-либо специальных прав. 

Рассмотрим возможности функционала на примере печатных форм документов.

В формах документов с возможностью вывода печатных форм на командной панели имеется команда Печать, в которой располагаются команды печати конкретных печатных форм.

Аналогичные команды есть в форме списка документов. В списке можно выделить сразу несколько документов и выполнить для них команду печати.

Штрихкодирование печатных форм объектов

Прикладное решение позволяет производить штрихкодирование печатных форм документов. Для использования штрихкодирования документов необходимо включить функциональную опцию НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Печать документов – Штрихкодирование печатных форм.

При формировании печатной формы документа в нее будет добавлен автоматически сформированный штрихкод.

Быстрый поиск документа по штрихкоду можно использовать в соответствующем списке документов. Например, для того чтобы быстро найти документ реализации по печатной форме ТОРГ-12, достаточно открыть список Документы продажи и с помощью сканера считать штрихкод с печатной формы документа.

Как узнать, вносились ли изменения в макет печатной формы в "1С:Бухгалтерии 8" (ред. 3.0) читайте далее.